VBL. Die sichere Versorgung aus einer Hand
     
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Die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst.

Sachbearbeiter/-in Zentrale Organisation

Die VBL mit Sitz in Karlsruhe ist Deutschlands größte Zusatzversorgungseinrichtung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes und betreut ca. 4,5 Mio. Versicherte und ca. 1,3 Mio. Rentnerinnen und Rentner. Die VBL richtet sich zukunftsorientiert aus mit innovativem Technologieeinsatz und Prozessexzellenz.

Für die Abteilung Zentrale Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, für die Dauer einer Elternzeitvertretung, längstens für zwei Jahre, eine/-n

Sachbearbeiter/-in Zentrale Organisation

Ihre Aufgaben

  • Unterstützen der Leitung Zentrale Organisation und Zentrales Projektmanagement
  • Vorbereiten, Überwachen und Abwickeln der Termine (Einladung versenden, Unterlagen bereitstellen, Räumlichkeiten reservieren, gegebenenfalls Protokollieren der Ergebnisse etc.)
  • Vorbereiten und Erstellen von Präsentationsunterlagen nach Vorlage von Besprechungspunkten
  • Führen und Überwachen der Wiedervorlage
  • Wahrnehmen der Aufgaben des/der Zeitbeauftragten im Rahmen der maschinellen Zeitwirtschaft für die Abteilung Zentrale Organisation
  • Unterstützen bei der Aufbereitung der Projektstatusberichte für das PMO
  • Aktualisieren und Pflegen wesentlicher Organisationsdokumente in Abstimmung mit der Abteilungsleitung
  • Erstellen, Abstimmen und Überwachen des Aufgabenverteilungsplans, der Abteilungsorganigramme, des VBL-Organigramms und des Sonderfunktionen-Organigramms
  • Unterstützen bei der Pflege der eingesetzten Modellierungssoftware, des Personalbemessungs-Tools und des internen Aufgabenplanungs-Tools
  • Unterstützen bei der Aufbereitung von Haushaltsanforderungen (Personalbedarfe)
  • Einrichten/Pflegen eines einheitlichen Informationssystems (Datenbankverwaltung)
  • Führen und Verwalten der Ablage (Schriftstücke und elektronische Dokumente)

Ihr Anforderungsprofil

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation)
  • Gute Kenntnisse und mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder der Managementassistenz
  • Gute Verwaltungskenntnisse
  • Sicherer Umgang mit IT-Standard-Anwendungen
  • Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
  • Verschwiegenheit, Loyalität
  • Organisationstalent, Initiative, Kreativität
  • Teamfähigkeit
  • Kunden- und Serviceorientierung

Ihre Perspektiven

  • Eine interessante Aufgabenstellung unter Einsatz moderner Informationstechniken
  • Motivierende Arbeitsatmosphäre in einem erfahrenen und aufgeschlossenen Team
  • Raum zur Umsetzung eigener Ideen
  • Leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in Entgeltgruppe E 5
Alle Stellen sind für Teilzeitarbeit geeignet.

Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ist eine personalwirtschaftliche Zielsetzung unseres Hauses. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Männern.  

Interessentinnen und Interessenten mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Initiativbewerbung (inklusive Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Zeugnissen), die Sie bitte bis spätestens 21. August 2017 an folgende Adresse richten:

VBL, Personalreferat

Hans-Thoma-Straße 19

76133 Karlsruhe

Gerne nehmen wir Ihre Bewerbung auch per E-Mail entgegen: bewerbungen@vbl.de

Ihre Fragen beantwortet gerne Frau Schwab (Referat Personaladministration) unter der Telefonnummer 0721 155-328.

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