Datenschutzrechtliche Informationen zur Nutzung von eveeno nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO.
Stand: 21.06.2021
Zur ortsunabhängigen Buchung und Teilnahme von Geschäftspartnern und Versicherten an Veranstaltungen hat die VBL eveeno eingeführt. Die Terminbuchung sowie die Teilnahme an einer Veranstaltung über Ihr Kundenportal „Meine VBL“ führen zu einer Weiterleitung auf die externe Seite von eveeno.
Wer ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung?
VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Hans-Thoma-Straße 19
76133 Karlsruhe
Wer ist mein Ansprechpartner?
Ihre Fragen zum Datenschutz beantwortet Ihnen der Datenschutzbeauftragte der VBL
Herr Thilo Mangler
Hans-Thoma-Straße 19
76133 Karlsruhe
E-Mail datenschutz@vbl.de
Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Terminbuchung und Teilnahme an digitalen Veranstaltungen der VBL über eveeno auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Für Versicherte und Rentner*innen:
- Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO: Die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Für Beteiligte und Angestellte der beteiligten Arbeitgeber:
- Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO laden wir Sie zu Veranstaltungen ein, die im Rahmen der Zusammenarbeit erforderlich sind. Bei digitalen Veranstaltungen bieten wir aufgrund unserer internen Organisation eveeno an und laden Sie unter Verarbeitung Ihrer dienstlichen E-Mailadresse und Ihres Namens ein. Diese Daten verarbeiten wir im Interesse der Zusammenarbeit mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber. Wenn Sie keine eveeno-Einladungen erhalten möchten, können Sie widersprechen.
Welche Datenverarbeitungen sind erforderlich?
Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Buchung einer Veranstaltung zwingend erforderlich sind:
Bei Beteiligten und Angestellten der beteiligten Arbeitgeber:
- Daten des Arbeitgebers (Name, Arbeitgeber Kontonummer, Anschrift)
- Vor- und Nachname
- E-Mailadresse
Optional:
- Telefonnummer
Bei Versicherten:
- Vor- und Nachname
- E-Mailadresse
Optional:
- Telefonnummer
Optionale Kalenderfunktion: Sie können den gebuchten Termin in Ihren elektronischen Kalender herunterladen (kein automatischer Download, eine aktive Handlung Ihrerseits ist notwendig).
Freiwillige Angabe weiterer Daten:
Sie können der VBL als Veranstalter im Rahmen der Buchung unter dem Punkt „Sonstiges.“ eine Nachricht senden. Die Angabe von Daten im Freitextfeld erfolgt optional und freiwillig. Tragen Sie an dieser Stelle aus diesem Grund nur Daten ein, die aus Ihrer Sicht absolut notwendig sind.
Woher bekommt die VBL meine Daten und wer bekommt sie?
Die Daten, die für die Buchung und Teilnahme an einer Veranstaltung erforderlich sind, werden der VBL im Rahmen Ihrer Buchung übermittelt.
Eveeno erhält die oben gelisteten Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages.
Eine Buchung kann entweder durch Sie, von einer anderen Person für Sie (z.B. Arbeitgeber), durch eine von Ihnen benannte Person oder das Service-Büro der VBL erfolgen. Gemäß Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO weisen wir spätestens mit unserer ersten Mitteilung an Sie auf die Möglichkeit einer Buchung durch Andere hin.
Erfolgt eine Buchung durch Andere, hat dies keine Auswirkungen auf Ihre Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO.
Beispiele für eine Buchung durch Andere:
- Die Personalstelle Ihres Arbeitgebers oder eine andere Person aus dem Unternehmen meldet Sie über unser Service-Büro für ein Seminar an.
- Eine bereits gebuchte Person aus Ihrem Unternehmen möchte, dass Sie an ihrer Stelle an der Veranstaltung teilnehmen und beauftragt die VBL mit der Umbuchung.
- Eine andere Person meldet Sie über ihren eigenen Portalzugang für eine Veranstaltung an.
Übermittelt die VBL Daten in ein Drittland/ eine internationale Organisation?
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Dienstleister in einem Drittstaat werden nur dann eingesetzt, wenn diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen die Einhaltung des Datenschutzniveaus der DSGVO anhand der gesetzlich vorgesehenen Mittel nachweisen können.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Zur Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen werden die erhobenen Daten bei der VBL zehn Jahre lang aufbewahrt und anschließend zum Ende des Jahres gelöscht. Innerhalb von eveeno werden die erhobenen Daten zum Ende des Folgejahres gelöscht.
Welche Rechte habe ich nach der DS-GVO?
Auf Antrag erhalten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DS-GVO und § 34 BDSG) und können unrichtige Daten berichtigen lassen (Art. 16 DS-GVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie zudem die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder die Löschung (Art. 17 DS-GVO und § 35 BDSG) dieser Daten verlangen. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
In den Fällen, in denen die Verarbeitungen auf der Rechtsgrundlage der Art. 6 Abs. 1 lit e) oder f) erfolgt, haben Sie das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen (Art. 21 DS-GVO und § 36 BDSG). Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, prüfen wir das Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen.
Zusätzlich steht Ihnen ein Beschwerderecht zur Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO zu. Sie können sich an die Aufsichtsbehörde wenden, wenn Sie der Ansicht sind, bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten durch die VBL in Ihren Rechten verletzt worden zu sein.
Wer ist die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde?
Als Anstalt des öffentlichen Rechts untersteht die VBL der Kontrolle durch den
Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
E-Mail poststelle@bfdi.bund.de
Internet www.bfdi.bund.de