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Information für Rechnungsteller der VBL.
Verpflichtung zur Nutzung der OZG-RE Plattform ab 27. November 2020. Wir empfehlen unseren Dienstleistern und Lieferanten schon jetzt, die Rechnungsstellung entsprechend umzustellen und uns Rechnungen über die Plattform zu senden.
Mit der Einführung des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) werden alle öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß CEN-Norm 16931 über digitale Kanäle empfangen und verarbeiten zu können. Die VBL hat hierzu ein neues Verfahren zur elektronischen Rechnungsbearbeitung eingeführt, um den Anforderungen an einen durchgehenden, digitalen Verarbeitungsprozess und eine revisionssichere Archivierung gerecht zu werden.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht den Rechnungstellern die Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Rechnungsteller haben die Möglichkeit, eine Rechnung auf der Plattform im einheitlichen Format zu erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochzuladen und zu versenden.
Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Das heißt, ab diesem Zeitpunkt darf die VBL Rechnungen nur noch als E-Rechnung über die OZG-RE Plattform entgegennehmen. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) geregelt.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-RechV des Bundes folgende Angaben enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-ID der VBL lautet: 992-80052-91.
- Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden:
- Bestellnummer
- Lieferantennummer (Kreditorennummer)
Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.
- Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden.
- Rechnungsformate, die nicht diesen Anforderungen entsprechen, werden nicht berücksichtigt.
- Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
- Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente oder Ähnliche).
Weitere Informationen über den Standard XRechnung: https://www.xoev.de/de/xrechnung
Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung-bdr.de abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus.
- Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden.
- Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern.